IRS Auditrichtlijnen voor ontvangsten
Als uw kleine bedrijf is geselecteerd voor een IRS-audit, is het van essentieel belang dat u gekwalificeerde uitgavenbonnen hebt. U moet de IRS-auditor kunnen laten zien dat alle aftrekkingen die uw bedrijf beweerde bij teruggave levensvatbaar zijn. Als u de IRS-auditrichtlijnen voor ontvangsten opvolgt, kunt u uw kansen op het passeren van de audit vergroten.
Dollar Bedragen
Als het dollarbedrag aan items dat u heeft gekocht en dat van uw belasting is afgetrokken, hoger is dan $ 75, moet de IRS de kwitantie bekijken om de aftrek te rechtvaardigen. Hoewel het altijd belangrijk is om bonnen te bewaren voor alles wat u van plan bent af te trekken van uw belastingen, vragen zij u alleen om ontvangsten voor aankopen boven dat dollarbedrag. Het is echter mogelijk dat u uw zakelijke creditcardafschriften bij de hand wilt hebben voor kleinere aankopen, voor het geval u er vragen over stelt.
Adequate dossiers
De IRS stelt dat bedrijven adequate archieven moeten bijhouden. Dit houdt in dat u al uw uitgaven bijhoudt die worden afgeschreven en dat u fysieke records bijhoudt naast elke digitale archivering die u gebruikt. Deze bonnen en documenten moeten minstens drie jaar worden bewaard. Tijdens uw audit kan u worden gevraagd om records te leveren die drie jaar oud zijn als uw aftrek twijfelachtig is. Deze documenten moeten veilig worden bewaard. Als u echter uw gegevens bent verloren door brand, overstroming of een natuurramp, accepteert de IRS digitale kopieën.
Timely Kept Records
Het bijhouden van een dagelijks dagboek is een zeer effectieve manier om zakelijke uitgaven te documenteren. Dit is vooral belangrijk voor zakenreizen. De IRS accepteert journaalboekingen met tijden en reisdata. Als u geen ontvangsten voor aankopen hebt die hoger zijn dan $ 75, kunt u tijdens het controleproces u helpen als u uw staat van dienst op een bepaalde plaats kunt aantonen op het moment dat de kosten zijn gemaakt.
Wat anders kan volstaan
Creditcardafschriften kunnen worden gebruikt om aankopen te bewijzen als er geen ontvangstbewijzen beschikbaar zijn. De IRS kan ook geannuleerde cheques accepteren als bewijs van onkosten. Geannuleerde cheques moeten echter vergezeld zijn van een andere vorm van bewijs, zoals uw journaal of andere kwitanties die u voor die periode hebt. Mogelijk moet u ook een schriftelijk bewijs van een uitgave overleggen als het doel ervan niet duidelijk is. Een bonnetje voor een zakelijk diner moet bijvoorbeeld vergezeld zijn van een korte uitleg over het doel van dat diner.