Memo bij het vragen om feedback van medewerkers

Van het leren werken van nieuwe kantoorpolissen tot het vragen naar harde gegevens over klanten en verkopen, eigenaren van kleine bedrijven hebben veel redenen om feedback van hun werknemers te vragen. Een van de meest efficiënte manieren om deze input aan te vragen, is door een massamemo naar de betrokken werknemers te sturen. Of u de notitie nu per e-mail of op papier verzendt, u moet er wel voor zorgen dat deze correct is geformatteerd en effectief wordt geformuleerd om de kans te vergroten dat u de informatie krijgt die u nodig hebt wanneer u deze nodig hebt.

titel

Alle formele zakelijke memo's beginnen met een kop die bevat aan wie de memo is, aan wie deze is, de datum en het onderwerp. Om de kop te formatteren, geeft u elk van deze items een eigen regel, links uitgelijnd op het papier of de hoofdtekst van de e-mail. Maak een begin met de eerste letter van elk item, voeg een dubbele punt en een spatie toe en schrijf de juiste informatie. Een kop die is opgemaakt om zich van de rest van de memo te onderscheiden, stelt werknemers in staat om de memo op een later tijdstip gemakkelijk terug te vinden als deze is gearchiveerd, kan hen laten weten wie de memo heeft ontvangen en hoe belangrijk het is om aan de inhoud te hechten, op basis van op zijn afzender. Een onderwerp op een memo die via e-mail is ingediend, heeft hetzelfde doel en moedigt de werknemer ook aan om de e-mail te openen om de inhoud te lezen.

Inhoud

Na de kop begint u met een paragraaf die de inhoud van de memo samenvat. U krijgt een betere kans om de feedback te krijgen waar u om vraagt ​​als u ernaar vraagt ​​in de eerste regel. De rest van je memo kan uitleggen waarom je de informatie nodig hebt of wat ermee te doen is, maar zorg ervoor dat je werknemers weten dat ze daadwerkelijk worden gevraagd iets te doen in de eerste zin van de memo. Zodra ze weten dat actie vereist is, is de kans groter dat ze de rest van de memo aandachtig lezen. Beschrijf in de volgende alinea's precies maar bondig wanneer en hoe de informatie aan u moet worden afgeleverd. Wilt u bijvoorbeeld dat uw medewerkers op uw e-mail reageren, een rapport voorbereiden of de informatie persoonlijk leveren?

Lengte en formaat

De memo moet kort zijn en zo zijn ontworpen dat deze snel kan worden gelezen. Een lang blok tekst kan worden weggegooid - zelfs als het van de baas is. Breek de inhoud in twee tot drie korte paragrafen, allemaal links uitgelijnd en gebruik vette kopteksten om alinea's te labelen. U kunt bijvoorbeeld kopteksten gebruiken als 'benodigde informatie', 'vervaldatum' en 'rapportagemethoden'. Dit maakt het gemakkelijker voor werknemers om specifieke informatie te vinden - zoals waar ze hun feedback naartoe moeten sturen - wanneer ze de memo op een later tijdstip bekijken.

Stijl

Volgens de University of Northern Iowa is een memo "minder formeel dan een brief, maar moet deze nog steeds op een zakelijke toon worden geschreven." Neem een ​​toon aan die je personage nabootst als de leider van het bedrijf. Schrijf de memo bijvoorbeeld op een respectvolle en vriendelijke toon die nog steeds uw autoriteit als de eigenaar van het bedrijf oproept. Wees beleefd, maar maak duidelijk dat u van uw werknemers verwacht dat zij de informatie verstrekken die u vraagt.

Aanbevolen