Wat is een factuuruitbetaling?
De Sarbanes-Oxley-wet is bedoeld om fraude met leveranciers en werknemers te voorkomen die anders het gevolg zou zijn van het misbruiken van zwakke punten in de controles voor crediteuren. De wet vereist dat controles worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de crediteuren meer zijn dan het betalen van een factuur bij ontvangst. Deze controles zijn effectief in het voorkomen van fraude, te veel betalen door leveranciers, het uitgeven van meerdere betalingen voor één factuur, het verlies van kortingen voor vroege betalingen, negatieve bevindingen door openbare auditors, beschadigde leveranciersrelaties en dure betaalprocessen als gevolg van inefficiëntie. Het factuuruitbetalingsproces bevat dergelijke controles.
Doel
De factuuruitbetaling of het procure-to-pay-proces kan worden uitgevoerd met behulp van een tegoedbonsysteem dat controle biedt over uitbetalingen in contanten. Een dergelijk systeem zorgt ervoor dat alleen geautoriseerd personeel verplichtingen op zich neemt die tot contante uitbetalingen leiden. Het systeem vereist verificatie van de autorisatie en goedkeuring en registratie van dergelijke verplichtingen.
Uitbetalingsbon
Een uitbetalingsvoucher die wordt gebruikt om betalingen te verwerken, omvat de originele leveranciersfactuur, het bestelformulier en het document voor de ontvangst van het materiaal. De uitbetalingsvoucher documenteert de naam van de leverancier en het afdrachtadres, het bestelnummer, het btw-identificatienummer van de leverancier, de datumbetaling moet worden uitgegeven, de factuurdatum en het nummer van de leverancier, de beschrijving van het gekochte item of de uitgevoerde service, het doel van de aankoop, het te laden project voor de betaling, het factuurbedrag of de verschuldigde betaling en het totale factuurbedrag, evenals de handtekening van bevoegd personeel.
Invoice Disbursement Process
Patrick Delaney beschrijft het factuuruitbetalings- of procure-to-pay-proces in "Wiley CPA Exam Review 2012, Auditing and Attestation" bestaande uit verschillende stappen, waarvan de eerste de uitgifte is van een inkoopaanvraag van een afdeling aan de inkoopafdeling van een organisatie. Na ontvangst van de aanvraag bepaalt de inkoopafdeling eerst de hoeveelheid van het gevraagde artikel dat moet worden besteld en de leverancier om het artikel te leveren en geeft vervolgens een inkooporder aan de leverancier. De ontvangende afdeling wordt op de hoogte gebracht van de hangende aankomst van het materiaal door ontvangst van een kopie van de bestelling. Een rapport wordt voorbereid door de ontvangende afdeling en doorgestuurd naar de boekhoudafdeling wanneer het materiaal arriveert. De leverancier geeft een factuur af aan de boekhoudafdeling van de klant wanneer het materiaal wordt verzonden. De boekhoudafdeling bereidt vervolgens een betalingsverzoek voor en combineert dit met de factuur in een voucherpakket, dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de afdeling bestellen. Na ontvangst van het goedgekeurde tegoedbonpakket, bevestigt de boekhoudafdeling de wiskundige nauwkeurigheid van de factuur en voert deze een zogenaamde "three-way-match" uit door gegevens in de inkooporder, ontvangstrapport en leveranciersfactuur te vergelijken. Alleen dan wordt de betaling geregistreerd in het inkoopjournaal als een indicatie dat het artikel inderdaad is besteld op basis van een geldige inkooporder, het artikel is ontvangen en de betaling is uitgevoerd. Op de vervaldatum van de factuur wordt de voucher ter betaling aan de treasury-afdeling voorgelegd. Op dit moment wordt een cheque en toegangsadvies verzonden naar de verkoper om te voldoen aan de verkoopvoorwaarden. De treasury-afdeling annuleert vervolgens het voucherpakket en stuurt het terug naar de crediteurenafdeling voor archivering. Om de uitgifte van een dubbele factuur te voorkomen, worden de bestelling, het ontvangstrapport en de factuur van de leverancier "betaald" gestempeld.
Invoice Disbursement Process Controls
Controles die het risico op fraude met leveranciers en werknemers minimaliseren, worden door James A. Hall beschreven in 'Accounting Information Systems'. Deze controles omvatten de preauthorisatie van materiële aanvragen door de aanvragende afdeling en de daaropvolgende goedkeuring van de aanvraag door de inkoopafdeling. Bovendien omvatten dergelijke controles een vereiste voor het gebruik van vooraf genummerde inkooporders, de scheiding van de inkoop-, boekhoud- en ontvangstfuncties en de onafhankelijkheid van de archivering van elk van deze afdelingen. Andere controles omvatten de bevestiging van de ontvangst van het materiaal, de documentatie van de hoeveelheid en de kwaliteit van de ontvangen goederen en de reconciliatie aan het einde van de maand van de leveranciersoverzichten met de rekeningen van de crediteuren. Terwijl een "three-way-match" van een aanvraag, een bestelbon en een ontvangstrapport, evenals een uitbetalingsvoucher, de bestelling en ontvangst van het materiaal authentificeert, bevestigt een wiskundige controle van factuurcijfers de juistheid van de factuur. Op zijn beurt valideert een afstemming van een voucherregister met rekeningen de betalingen waar nodig, en de verzameling ondersteunende documenten ondersteunt de uitvoering van de activiteiten van het procure-to-pay-proces.