Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

Veel bedrijven overwegen zelfs geen noodplan of beseffen dat de optie bestaat en is een goede praktijk. Het maken van een plan wordt meestal over het hoofd gezien of vergeten wanneer de tijden goed zijn en het bedrijf booming. Helaas heeft het niet veel nodig om dingen volledig om te draaien. Een technische storing die een server crasht, een gemiste aflevering of een groot project dat onbetaald blijft, kan een bedrijf op zijn kop zetten in een haast.

Contingency planning is het proces van het bouwen van een procedure om je voor te bereiden op het allerergste. Wanneer er iets misgaat, is het plan er om je bedrijf te redden en een kans te bieden om de zaken weer op het goede spoor te krijgen. De meeste onvoorziene situaties zijn buiten uw controle en kunnen in veel gevallen niet van tevoren worden gezien. U kunt noodplannen maken om te reageren op het falen van elementen die direct onder uw controle staan, maar die inspanningen kunnen beter worden gedaan om deze problemen van tevoren op te lossen om ervoor te zorgen dat het bedrijf soepel functioneert. Het oncontroleerbare vereist echter een plan om jezelf te redden en het bedrijf weer boven water te krijgen.

Soorten onvoorziene planning

Het exacte type rampenplan dat u maakt, moet afhankelijk zijn van het type bedrijf en de locatie. Een bedrijf in een orkaanzone moet bijvoorbeeld overstromingsverzekeringen en herstel van schade aan orkanen toevoegen aan zijn plan. Het plan zelf is in wezen een gedetailleerde reeks stappen en processen die in de worstcasescenario's zullen worden gebruikt.

U kunt een plan maken voor natuurrampen, financiële tekorten en marktongevallen, tijdelijke inflatie van materiaal- of arbeidsprijzen, enzovoort. Het meest elementaire plan omvat de financiële en materiële aspecten van het bedrijf. Een diepgaand plan wijst gebieden van het bedrijf aan die het eerst in lijn liggen voor bezuinigingen, waar werknemers kunnen worden geëlimineerd en waar kosten drastisch kunnen worden verlaagd om onmiddellijk kosten te besparen tijdens het ingaan van een verbouwingsfase. Het is voornamelijk gebaseerd op 'Wat als ...?' scenario's. Wat als de markt crasht? Wat als er een tekort aan arbeidskrachten is? Wat als de klant niet betaalt? Wat als ons systeem onverwachts uitvalt? Wat als we gehackt worden? Vraag jezelf alles mogelijk "Wat als ...?" die van toepassing kunnen zijn op uw bedrijf en vervolgens een plan kunnen opstellen om die vragen te beantwoorden.

Bijvoorbeeld: "Als de markt crasht, kunnen we de kosten met 50 procent verlagen door deze afdelingen te elimineren, en we hebben toegang tot noodkapitaal in deze onvoorziene spaarrekening." Nu bouwt u een plan dat het bedrijf mogelijk kan redden als de zaken de verkeerde kant opgaan. Het maken van een noodplan kost tijd en een diepe gedachte. Het proces moet worden beperkt tot de eigenaren en besluitvormers op het hoogste niveau. Medewerkers vertellen waar u posities in het slechtste geval zou elimineren, is gewoon slecht leiderschap en zal niet inspireren of vertrouwen wekken.

Hoe een noodplan te schrijven

Het noodplan werkt als een reeks gebeurtenissen op basis van prioriteit.

Maak eerst een lijst met de meest waarschijnlijke grote gebeurtenissen die de bedrijfsloop in het ergste zouden kunnen veranderen. Bouw een individuele reactie op voor elk van deze gebeurtenissen. Hoe bereid je je voor en welke stappen ondernomen kun je ondernemen na de gebeurtenissen?

Nadat u elk scenario en elk antwoord op papier hebt ontvangen, is het tijd om prioriteiten te stellen. Wat zijn de noodmaatregelen bij een financiële crisis het belangrijkst? Welke billijke activa kunnen worden verkocht of gebruikt als onderpand tegen een tijdelijke lening of kredietlijn? Waar kun je meteen wat vet snijden zonder terrein te verliezen op processen? Leg deze dingen vast in volgorde van belangrijkheid, zodat u meteen na het nemen van een grote hit een actieplan kunt klaarmaken voor gebruik. Je zult niet elke stap in één keer in één keer onder druk zetten, dus neem echt de tijd om prioriteiten te stellen aan je bezuinigingen en acties.

Timing van het plan

Timing is moeilijk in een onvoorziene situatie, maar als u een moeilijke tijdlijn hebt, kunt u bruikbare resultaten behalen. U kunt deadlines instellen voor noodmaatregelen in de richting van herstel. Het belangrijkste onderdeel van timing is het houden van het bedrijfsolvent. Als u een X-aantal activa verkoopt, een afdeling verslaat en een noodfonds aanraakt, hoeveel zal het dan helpen en voor hoelang? Je moet weten wat voor soort tijdsbestek je nodig hebt om weer op de been te komen. Hoeveel voorraad moet in dat tijdsbestek worden verkocht om te herstellen? Hoeveel inkomsten brengen u naar een break-even punt. In het slechtste geval is het nuttig om het bedrijf een jaar van hersteltijd aan te schaffen. Meer dan een jaar is niet vaak realistisch, maar in sommige gevallen heb je misschien zo lang nodig om te overleven en om te keren in een periode van slechte economische groei. U kunt ook tijdframes naast elke contingentiestap instellen. Bijvoorbeeld, de terugkeer op rampenverzekering zal u twee maanden en nieuwe voorraad kopen. Als dat niet genoeg is, zal het aanboren van spaargeld u nog twee maanden kopen. Als dat niet lukt, zal het snijden van specifieke uitgaven u nog eens twee maanden kopen. Uw bedrijf bevindt zich in de overlevingsmodus en elke cent telt mee voor meer hersteltijd.

Noodfinanciering en -verzekering

U kunt de curve van noodfinanciering en verzekeringspolissen voor noodsituaties beter volgen. Het is goed om vooraf een noodkredietlijn te hebben of een spaarrekening weggestopt te hebben voor een regenachtige dag. Dit scheelt een hoop tijd en hoofdpijn als dingen naar het zuiden gaan. Je kunt direct op die fondsen tikken om het weer op gang te krijgen of om het hoofd boven water te houden totdat de storm voorbij is. Een goede methode om uw onvoorziene besparingen op te bouwen, is door middel van een eenvoudige zelfbelasting. Reserveer een klein percentage van de maandelijkse inkomsten en zie hoe uw fonds groeit. Wanneer er een noodgeval is, kunt u op dat fonds leunen om operationeel en solvabel te blijven. Als het tekort industriebreed is, zullen veel van uw concurrenten zonder noodplannen hun deuren sluiten. De resterende bedrijven zijn des te sterker na het overleven en kunnen een groter deel van de aantrekkende markt veroveren.

Verzekering tegen natuurrampen en alles buiten uw macht is ook een geweldige hulpbron. Winkelverzekeringsplannen met nauwlettend oog op de plannen met een terugbetalingsoptie voor bezittingen die zijn verloren door natuurrampen en in het slechtst denkbare geval. Het is gebruikelijk om een ​​paar dollar te besparen op de maandelijkse premie door add-on bescherming te negeren - maar die kleine details en extra betalingen zijn degenen die uw bedrijf zullen redden. Werk nauw samen met uw agent en gebruik zo mogelijk een advocaat om uw uitbetalingspotentieel en uitbetalingsbedrag voor het houden van het beleid te maximaliseren.

Kleine bedrijfsplannen

Het bouwen van een noodplan voor een klein bedrijf is eenvoudig, omdat het bedrijf minder werknemers en bewegende delen heeft. In sommige gevallen gaat het om het verminderen van zakelijke uitgaven en het omzeilen van de val met een spaarrekening. Het kleine bedrijf heeft het voordeel dat het behendig is en reageert op snelle veranderingen in de markt. Een klein bedrijf heeft echter het nadeel dat het doorgaans minder bezittingen bezit en meer afhankelijk is van die activa voor dagelijkse inkomsten. In dit geval moet het rampenplan gebaseerd zijn op de bescherming van die activa en alles wat nodig is om inkomsten te genereren.

Een aannemer in de tuin moet bijvoorbeeld vermijden om zijn apparatuur koste wat het kost te verkopen. Als u twee backhoes bezit, moet u mogelijk een in het slechtste geval verkopen, maar de verkoop van beide backhoes is hetzelfde als het stoppen met verkopen, tenzij u op een andere manier toegang hebt tot apparatuur. Het bezit van de activa ronduit helpt echt wanneer mogelijk. Als u uw meest elementaire en noodzakelijke bedrijfsmiddelen bezit wanneer de inkomsten op een hoogtepunt zijn, betekent dit dat u betalingen niet achtervolgt om tijdens een crash het hoofd boven water te houden.

Middelgrote en Enterprise-Sized Business

Er zijn meer werknemers en bewegende delen in grotere bedrijven met diverse functies en meerdere afdelingen. Uw rampenplan moet eerst naar de minst belangrijke afdelingen en activa kijken voor bezuinigingen. Een groter bedrijf vereist een gedetailleerde boekhouding en een strategische grootbeeldweergave voor het omgaan met slechte situaties. Welk aspect van het bedrijf heeft de beste inkomsten en de laagste overheadstructuur? Terwijl grotere bedrijven over meer knipgebieden en meer stukken moeten beschikken, kan dit hen ook in een recessie of in noodsituaties doen vastlopen. Het vermogen om het noodplan snel uit te voeren, kan het bedrijf maken of breken. Het verspillen van kritieke tijd terwijl de omzet omlaag stroomt, kan het bedrijf over de rand duwen naar een punt waar het gewoon te laat is om te herstellen.

Hoe het plan te organiseren en af ​​te dwingen

Het is geweldig om een ​​noodplan op papier te hebben, maar je moet rollen toewijzen en het plan daadwerkelijk afdwingen. Wanneer u het plan maakt, doet u dit met een klein team van uw hoogste of meest vertrouwde werknemers. De ondernemer is verantwoordelijk voor het bepalen wanneer het plan moet worden gehandhaafd en de andere leden van het comité hebben elk een specifieke rol te spelen. Wijs een coördinatorrol toe om de acties te beheren nadat het plan groen licht geeft om verder te gaan. De coördinator volgt de acties die kunnen worden ondernomen om te zorgen dat het plan op de juiste manier wordt gevolgd en uitgevoerd. Deze persoon is in wezen de planbeheerder en ze houden alles in beweging terwijl ze hun stappen juridisch afdekken. Vervolgens wordt een auditor toegevoegd om de eventualiteit te controleren en zwakke plekken op te sporen. Het vinden van zwakke punten en het herzien van het plan kan nodig zijn, omdat niets statisch is in het bedrijfsleven. Ten slotte moet één persoon de moeilijke communicatierol krijgen. Dit is de persoon die de nieuwe procedures en bedrijfsorganisatie communiceert met het personeel en de buitenwereld. Dit kan het afdwingen van ontslagen betekenen en elke actie rechtvaardigen in een openbare functie.

Contingency planning is geen exacte kunst, en in veel gevallen komt het er echt op aan de aantallen te analyseren en te werken aan een omzet-positief doel. Het handhaven van duidelijke doelen en vasthouden aan het algemene plan, terwijl het tegelijkertijd wordt herzien en getest, is een gedegen aanpak. Het aanpassingsvermogen bij het vinden van nieuwe kansen en het omkeren van een falend bedrijf is geen eenvoudige taak en het vereist moeilijke besluitvormingsprocessen.

Positieve en overtollige noodplannen

De meeste onvoorziene situaties vereisen voorbereiding op het onverwachte, worst-case scenario, maar in sommige gevallen is een noodplan nodig voor positieve groei. Een bedrijf kan worstelen wanneer de groei snel gebeurt en het kan niet goed schalen. Het is een vreemde manier van denken, maar te snel groeien kan een bedrijf dat onvoorbereid is zelfs verlammen. Een positief noodplan is opgesteld om de groei te beheren en tegelijkertijd te schalen op een manier die duurzaam en effectief is. Een belangrijk aspect van dit proces is het beschikbaar houden van een aantal externe adviseurs om in geval van een goede zaak advies en hulpmiddelen te vinden. Dit positieve plan werkt ook samen met uw negatieve noodplan, omdat de nieuwe afdelingen en groeimanagementprocessen in omgekeerde volgorde werken als de zaken falen. Terwijl u aan het bedrijf toevoegt en groeit, moet u goed opletten welke bewegende onderdelen het meest productief en noodzakelijk zijn en die indien nodig een hit of snede kunnen maken. Het is geen gemakkelijk proces, maar het maken van deze observaties tijdens de groeifase is een nuttige en productieve praktijk.

Aanbevolen