Wat is planning voor zakelijke onvoorziene gebeurtenissen?

Orkanen, overstromingen en branden kunnen een bedrijf buitenspel zetten. Dit geldt ook voor de plotse ziekte van een directielid of de blootstelling van een grote tekortkoming in het product van een bedrijf. Business Contingency Planning helpt bedrijfsleiders met het ontwikkelen van gedegen en doordachte plannen om hun bedrijven draaiende te houden bij grote uitdagingen. Het planningsproces kan zelfs ervaren leidinggevenden uitdagen, maar het kan teams helpen om hun zwakheden te overwinnen en klantenloyaliteit tijdens een crisis te versterken.

Kenmerken

Tijdens een bedrijfsproces voor onvoorziene planning verzamelen bedrijfsleiders zich om te speculeren over de soorten gebeurtenissen die het bedrijfsleven tot stilstand kunnen brengen. Dit soort scenarioplanning onthult vaak de geheime angsten van teamleden over de uitdagingen waarmee groeiende bedrijven worden geconfronteerd. Door verder te gaan dan die angsten kunnen deelnemers specifieke actieplannen vastleggen om uit te voeren als een van de geplande gebeurtenissen zich materialiseert. Managers deponeren de plannen op meerdere locaties om het verlies van informatie te voorkomen als een belangrijke werkfaciliteit tijdens een crisis ontoegankelijk wordt.

Voordelen

Het proces van plannen voor scenario's in het slechtste geval vestigt vaak de aandacht op mogelijke oplossingen voor de huidige uitdagingen van een bedrijf. Veel bedrijfsprocedures voor noodplanning identificeren bijvoorbeeld het interne talent dat nodig is om dagelijkse activiteiten over te nemen als belangrijke bedrijfsleiders hun taken moeten staken. Evenzo kan planning voor verstoring van de toeleveringsketen beheerders ertoe aanzetten back-upverkopers voor te bereiden die belangrijke zakenpartners kunnen vervangen tijdens een staking of een natuurramp.

Tijdsspanne

Volgens ervaren facilitators van bedrijfscontinuïteitsplanning komen de beste bedrijfsplannen samen tijdens relatief korte, gerichte sessies. De meeste bedrijven verzamelen belangrijke besluitvormers op een externe locatie in de loop van een paar dagen en breken deelnemers uit in samenwerkingsgroepen die aan verschillende scenario's werken. Dit proces kan een paar keer per jaar worden herhaald, zowel om nieuwe potentiële onvoorziene gebeurtenissen te identificeren als om verouderde plannen bij te werken.

overwegingen

Planningplanners van derde partijen kunnen beslissers helpen om gefocust te blijven op het ontwikkelen van uitgebreide plannen onder strikte deadlines. Het extern ter plaatse organiseren van contingentieplanningssessies vermindert het risico op afleiding door dagelijkse kantoordruk. Willekeurige groepsselectie en het uitnodigen van een gevarieerde selectie besluitvormers kan bedrijven dwingen om uitdagingen anders aan te gaan dan ze in het dagelijkse leven zouden doen. Per ontwerp moeten plannen direct genoeg zijn om onder dwang geïmplementeerd te kunnen worden zonder dat dit hetzelfde detailniveau vereist als een kernbedrijfsplan.

Waarschuwing

In sommige gevallen kunnen bedrijfsleiders obsederen voor onverwachte uitdagingen of oplossingen vinden voor problemen die ze nog niet hebben ervaren. Technologieprofessionals noemen dit proces 'voortijdige optimalisatie'. Effectieve noodplanning voor bedrijven identificeert middelen en partnerschappen die nodig zijn om uitdagingen te overwinnen, zonder daarvoor middelen te reserveren totdat het probleem in werkelijkheid aan het licht komt. Door noodplannen op te splitsen, kunnen bedrijfsleiders gefocust blijven op de bestaande, urgente uitdagingen van een bedrijf zonder langetermijnbedreigingen te verwaarlozen.