Wat maakt een deelnemer aan een slechte ontmoeting?

Een vergadering kan een zeer productieve gebeurtenis zijn waarbij beslissingen worden genomen en een consensus wordt bereikt. Of het kan uren aanslepen en weinig bereiken, behalve om ieders geduld uit te proberen. Degelijk leiderschap speelt een primaire rol in het succes van een vergadering. Een zorgvuldige planning vooraf en controle over de uitwisseling van ideeën tijdens de vergadering zijn van vitaal belang. Veel hangt echter ook af van de medewerking van de aanwezigen. Terwijl goede deelnemers aan een vergadering wonderen kunnen doen om je agenda te verbeteren, kunnen slechte deelnemers de vergadering op zijn weg houden. Leer de moeilijke aanwezigen herkennen, zodat u ze kunt afschudden voordat ze uw volgende vergadering laten ontsporen.

Gebrek aan voorbereiding

Productieve vergaderingen beginnen vaak van tevoren, met de distributie van een agenda die rollen toekent aan deelnemers. De personen die de vergadering plannen, kunnen deelnemers vragen zich vertrouwd te maken met een probleem, een oplossing voor een bepaald probleem te bieden of een taak te voltooien en over de resultaten te rapporteren. Deelnemers die niet doorgaan, maken de vergadering op zijn best minder productief. In het slechtste geval kunnen ze knelpunten creëren die ervoor zorgen dat de vergadering zijn doel niet bereikt.

Afwijken van de agenda

Vergaderingen moeten gericht en gericht zijn, zodat alle discussies de agenda ondersteunen en de groep bewegen om de doelstellingen van de vergadering te voltooien. Een slechte deelnemer biedt opmerkingen en vragen die van de agenda afdwalen naar irrelevante onderwerpen. Zulke mensen dwingen de leider van de vergadering om voortdurend te schakelen. Het resultaat is vaak een improductieve vergadering waarbij de leider minder tijd besteedt aan het volgen van de agenda dan de deelnemers eraan te herinneren wat de bedoeling van de agenda is.

Uitvoering van side-conversaties

Deelnemers die nevengesprekken initiëren, leiden niet alleen af ​​tot de mensen die ze rechtstreeks betrekken, maar ook tot iedereen die het gefluister hoort of ziet. Het is vaak mogelijk om deze situatie te vermijden door deelnemers te vragen alleen te spreken als ze worden herkend en om na de vergadering zelfstandig te vergaderen om contact op te nemen met collega's met wie ze werken.

Gebruik van telefoon of laptop

Slechte deelnemers aan vergaderingen controleren e-mail, voicemail en andere elektronische communicatie tijdens vergaderingen. Naast de onbeschoftheid en het afleidingsvermogen veroorzaakt door de onoplettendheid van een dergelijke deelnemer, is het ook mogelijk - en waarschijnlijk zelfs - dat het individu belangrijke informatie zal missen. Deelnemers die tijdens vergaderingen bereikbaar moeten zijn, moeten worden geïnstrueerd hun telefoons uit het zicht te houden en de kamer rustig te verlaten als er een belangrijke oproep binnenkomt. Als u de kamer verlaat om op een bericht te reageren, kan dat de bezoekers ervan weerhouden onnodig te reageren.

Gebrek aan passende feedback

Deelnemers aan de vergadering moeten op het juiste moment feedback geven. Slechte deelnemers mopperen hun ongenoegen op ongepaste manieren, zoals door opmerkingen aan andere aanwezigen of in klachten na de vergadering aan collega's. Medewerkers moeten een uitlaatklep hebben voor opbouwende kritiek, of dit nu via een opmerking of een vraag-en-antwoordsessie is vóór de vergadering wordt geschorst of via een follow-up met een gespreksleider of leidinggevende medewerker.

Aanbevolen