Wie is er geautoriseerd om een ​​W9 te ondertekenen?

Het doel van een W9-formulier is om een ​​entiteit te verstrekken die belastbare betalingen aan een bedrijf met het federale belastingidentificatienummer van het bedrijf verstrekt. De IRS gebruikt een W9 om de inkomsten te matchen die ontvangers melden bij de betalingen die begunstigden rapporteren, waardoor de kans op belastingfraude kleiner is. Hoewel alleen een bevoegde bedrijfsfunctionaris enkele belastingformulieren kan ondertekenen, is een W9-formulier niet een van hen.

Formulier W9

Om formulier W9 in te vullen, moet de persoon die het formulier invult, de bedrijfsnaam en het adres van de meldende entiteit en het type entiteit kennen, zoals een naamloze vennootschap of een onderneming. De persoon die het formulier invult, moet ook het identificatienummer van de werkgever van de entiteit kennen en weten of de organisatie is vrijgesteld van back-up-inhouding.

Amerikaanse persoon

De persoon die een W9 ondertekent, moet een 'Amerikaanse persoon' zijn. Dat betekent dat de ondertekenaar een persoon moet zijn die een Amerikaans staatsburger is of een in de Verenigde Staten woonachtige alien. De ondertekenaar moet de toestemming van de organisatie hebben om namens hem een ​​W9 te ondertekenen, maar toestemming kan mondeling of impliciet zijn. Er is geen vereiste dat een bedrijf een schriftelijke machtiging creëert om een ​​W9 te ondertekenen.

Bedrijfs voorwaarden

Een bedrijf kan een beleid vaststellen dat aangeeft wie gemachtigd is om namens hem een ​​W9 te ondertekenen. Als een bedrijf een dergelijk beleid hanteert, kan het de ondertekenaars beperken tot werknemers die voldoen aan het Amerikaanse staatsburgerschap of kwalificaties voor verblijf en die ook persoonlijke kennis hebben van het werkgever-identificatienummer van het bedrijf. Als er geen beleid is, kan vrijwel elke werknemer die een Amerikaans persoon is en die de informatie op de W9 kent, het formulier ondertekenen.

sancties

De ondertekenaar van een W9 certificeert op straffe van meineed dat de verstrekte informatie juist is. Opzettelijk vervalsing van een certificering op een W9 kan resulteren in strafrechtelijke sancties. Het bedrijf van de ondertekenaar kan ook een burgerlijke boete ondergaan; een boete is echter onwaarschijnlijk als de ondertekenaar een geldige reden had om valse informatie te geven.