Factuurnummers toewijzen

Buiten het verschuldigde bedrag is het factuurnummer het op één na belangrijkste nummer op uw factuur. Het systematisch toewijzen van een uniek nummer aan elke factuur zal u een identificatie geven. Gebruik deze ID om een ​​factuur op te zoeken op een computer wanneer een klant belt met een factuurvraag of om een ​​fysieke kopie van de factuur in uw bestanden te vinden. Structureer uw factuurnummer op de manier die het beste bij u past, zolang u het nummer maar beëindigt met een onderscheidende sequentiële identificatie.

Sequential

De meeste zakelijke boekhoudsoftware maakt standaard gebruik van opeenvolgende nummering voor facturen. Sequentiële factuurnummering is de basis voor het maken van onderscheidende factuurnummers. De factuurnummering begint met het nummer "1", tenzij u deze overschrijft. Als u bijvoorbeeld de voorkeur geeft aan een vijfcijferig factuurnummer, kunt u de '1' vervangen door het nummer '10, 000'. De software wijst automatisch het volgende factuurnummer '10.001' toe. Bovendien, als u probeert een factuur met een duplicaat factuurnummer, zal de meeste software u waarschuwen. Als u handmatig opeenvolgende factuurnummers wilt maken, gebruikt u een lijst met volgnummers. Vermeld bij het gebruik van een nummer de naam van de klant aan wie u het factuurnummer hebt toegekend en het factuurbedrag.

Chronologisch

Wijs factuurnummers in chronologische volgorde toe. U kunt bijvoorbeeld een factuurnummer genereren dat is gegenereerd op een factuur voor een klantnummer 4.072 op 30 juni 2017, als 20170630-4072-00. De eerste reeks getallen is de datum, de tweede reeks getallen is het klantnummer en de derde reeks getallen is de sequentiële unieke identificatie voor de factuur. Als u voor die klant een tweede factuur op die datum genereert, is het factuurnummer 20170630-4072-01. Gebruik elke gewenste datumnotatie. Alternatieve datumnotaties zijn 06302017, 120630 en 063012.

Klantnummer

Begin factuurnummers met het klantnummer om uzelf een secundaire manier te geven om een ​​factuur te identificeren als behorend tot een specifieke klant door alleen naar het factuurnummer te kijken. Deze methode lijkt op de chronologische nummeringsmethode. Een factuurnummeringssysteem dat afhankelijk is van het klantnummer begint met dat nummer. Twee voorbeelden voor klant 4072 zijn 4072-06302017-01 (klantnummer, datum, volgnummer) en 4072-0001 (klantnummer, volgnummer). Gebruik meer cijfers voor uw volgnummer als u de datum niet gebruikt, zodat u niet snel te weinig unieke volgnummers meer heeft.

Projectnummer

Gebruik een projectnummer als onderdeel van uw factuurnummer als u het project waarvan een factuur deel uitmaakt wilt kunnen identificeren aan de hand van het factuurnummer. Deze methode voor het nummeren van facturen is gunstig voor bouwbedrijven en andere bedrijven die projecten op zich nemen, in welk geval het projectnummer een van de belangrijkste nummers is. Start het factuurnummer met de unieke projectcode gevolgd door een datum. Voorbeelden van projectfactuurnummers zijn 4072-STUC5012-01 (klant, project, sequentieel) en STUC5012-4072-01 (project, klant, sequentieel).