Hoe kan ik Office-vergaderingen interessanter maken?

Kantoorvergaderingen bieden een forum voor samenwerking en om alle teamleden op dezelfde pagina te krijgen. Een vergadering die focus mist of de aanwezigen verveelt, verliest zijn effectiviteit en verspilt ieders tijd. Effectieve vergaderingen moeten een specifiek doel dienen, de werknemers betrokken houden, participatie aanmoedigen en de werknemers een duidelijk actieplan laten. Vergaderingen met een gevoel van voldoening geven deelnemers het gevoel dat hun tijd goed is gebruikt en zorgt ervoor dat ze meer geïnteresseerd zijn tijdens de vergadertijd.

1.

Bepaal een specifiek doel voor de vergadering, met de nadruk op bijdragen van werknemers. Verspreiden van informatie waarvoor geen feedback van medewerkers nodig is, is eenvoudig te verwerken via e-mail of memo in plaats van personeel weg te halen van hun werk. Gebruik vergadertijd voor zaken die urgent zijn of feedback nodig hebben en samenwerken met medewerkers.

2.

Stel een agenda op om de vergadering op het juiste moment te houden. Laat de deelnemers de belangrijkste onderdelen van de agenda van tevoren weten, vooral als u medewerking van het personeel nodig heeft. Houd de agenda in gedachten, maar bind jezelf niet aan de agenda als het de productiviteit van de vergadering beperkt.

3.

Verplaats uw vergaderingen naar een andere locatie dan een saaie vergaderruimte. Maak kennis met een buitenzitje buiten het gebouw of ga naar een restaurant voor een lunchbijeenkomst. De verandering van omgeving maakt de vergadering interessanter en kan meer creativiteit inspireren.

4.

Herken medewerkers die sinds de vorige vergadering op kantoor excelleerden om het moreel te verbeteren. Geef een kleine maandelijkse prijs, zoals een cadeaubon voor een lokaal restaurant, elke maand aan een uitzonderlijke medewerker.

5.

Breng waar nodig humor in de vergadering. De humor helpt deelnemers ontspannen, zodat ze zich beter kunnen openen en delen tijdens de vergadering.

6.

Moedig werknemersparticipatie aan, zelfs als dit tot conflicten of onenigheid leidt. Gebruik de verschillende opvattingen om nieuwe ideeën voor het bedrijf te inspireren. Merk op hoe u reageert op suggesties om ervoor te zorgen dat u geen ideeën onderdrukt of negatieve non-verbale feedback geeft die uw werknemers stil houdt tijdens vergaderingen.

7.

Stuur de medewerkers weg van de vergadering met een specifiek doel, een project of een takenlijst om de productiviteit na de vergadering te verhogen.

8.

Volg de reacties van de werknemers tijdens elke vergadering om te bepalen welke onderdelen werkten en welke niet. Gebruik de reacties om door te gaan met het aanpassen van het vergaderformaat om te verbeteren hoe interessante vergaderingen zijn.