Hoe kan niet-gedetecteerde fraude een bedrijf beïnvloeden?

Als u merkt dat uw boekhouder met geld is weggelopen, kan dit tot een ramp leiden, maar als het eenmaal gebeurt, hebt u mogelijk noodplannen om hiermee om te gaan. Ongedetecteerde fraude die gedurende een lange periode aanhoudt, kan u mogelijk verzwakken dat u niet kunt herstellen. Door interne controles in te stellen om mismanagement en regelrechte fraude aan te pakken, vergroot u de kans dat u het valsspelen beperkt en herstelt van onethisch gedrag.

Reduceert het operationeel kapitaal

De meest voor de hand liggende vorm van fraude is diefstal van geld. Dit kan het gevolg zijn van voortdurende diefstal van een klein kasfonds, onderrapportage van inkomsten of verduistering. Voorbeelden hiervan zijn een barman die drankjes serveert, maar contante betalingen in contanten, een tennis- of golfspecialist die niet één of twee privélessen per dag rapporteert of een boekhouder die geld overmaakt naar een persoonlijke bankrekening. Niet-aangegeven inkomsten en gestolen fondsen verminderen uw vermogen om rekeningen te betalen, benodigdheden te bestellen, het salaris te verhogen van belangrijke werknemers die u nodig hebt om marketing te behouden of te vergroten.

Verhoogt de kosten

Wanneer een medewerker voorraden steelt of u besteedt geld om bestellingen te vullen waarvoor u geen inkomsten ontvangt, stijgen uw uitgaven. Als u niet weet dat uw werknemers betrokken zijn bij fraude, kunt u geen nauwkeurige overhead- en productiekosten berekenen. Dit kan leiden tot hogere prijzen dan nodig is, waardoor uw verkoopvolumes en uw winst dalen. Voorbeelden van kostenstijgingen zijn hogere contractprijzen als een werknemer een terugslag ontvangt voor het gunnen van een contract aan een verkoper die niet de laagste bieder is; hogere reiskosten als gevolg van frauduleuze onkostennota's; en hogere productie- of leverancierskosten om gestolen inventaris te vervangen.

Schadepunten

Tegen de tijd dat u fraude ontdekt, is het misschien te laat om regelingen te treffen om uw rekeningen op tijd te betalen. Gemiste kredietbetalingen kunnen meldingen naar kredietbureaus veroorzaken, waardoor uw kredietwaardigheid wordt aangetast. Dit kan resulteren in een verlies van krediet, onvermogen om nieuwe leningen te krijgen en hogere rentetarieven. Een werknemer die de schuld op uw creditcard ophaalt, zadelt u niet alleen op met extra schulden en rentebetalingen, maar kan ook uw credit score verlagen.

Verhoogt wettelijke aansprakelijkheden

Wanneer een medewerker fraude pleegt, zal uw bedrijf vaak nog steeds aan de haak slaan voor de verplichtingen die hij heeft gesteld. Als uw accountant geen werknemersbijdragen heeft gestort voor pensioen- en uitkeringsregelingen, bent u mogelijk nog steeds aansprakelijk voor die bijdragen. Als een werknemer een verzekeringsvordering claimt en u uw premies niet hebt betaald, kan het oplossen van dit bedrag duur genoeg zijn om uw bedrijf te sluiten.

Interne controles

Om het risico op fraude te verkleinen, installeert u interne controles en zorgt u voor externe audits om toezicht te houden op elk onderdeel van uw bedrijf. Overweeg twee handtekeningen te vereisen bij grote controles. Laat uw verzekeringsmaatschappijen en leveranciers u kopiëren op alle kennisgevingen met betrekking tot te late betalingen. Voer regelmatige inventariscontroles uit en zet beveiligingscamera's in uw magazijn en productiegebieden.