Hoe belangrijk zijn communicatieplannen voor projectmanagers?

Communicatie speelt een integrale rol bij het behouden van een project. De projectmanager is belast met het begeleiden van alle aspecten van het project, inclusief het communicatieplan. De specifieke kenmerken van communicatie, inclusief de methode en frequentie, variëren afhankelijk van de behoeften van uw project. Het doel van het projectcommunicatieplan begrijpen helpt een manager om de doelen van het plan te realiseren.

verwachtingen

Het projectcommunicatieplan bepaalt de normen voor hoe en wanneer communicatie plaatsvindt. Als projectmanager wilt u de toon zetten voor alle communicatie over het project. Hiermee kunt u de controle houden over het project en ervoor zorgen dat alle belanghebbenden de nodige informatie ontvangen. Stel normen in voor de manier waarop deelnemers communiceren, inclusief e-mail, vergaderingen, telefoongesprekken en memo's. Voor reguliere communicatie zoals vergaderingen is timing een andere overweging. Plan wekelijkse projectbijeenkomsten om deelnemers op de hoogte te houden van de voortgang.

Consistentie

Een solide communicatieplan verhoogt de consistentie van hoe het project wordt afgehandeld. De deelnemers die het plan volgen, moeten consistent met elkaar communiceren. U moet er ook voor zorgen dat alle belanghebbenden dezelfde informatie hebben over de projectvereisten en -wijzigingen. Als sommige belanghebbenden niet op de hoogte zijn van wijzigingen, riskeer je fouten of vertragingen in het projectwerk.

produktiviteit

Regelmatige communicatie stelt de werknemers die aan het project werken in staat productief te blijven. Wanneer ze op de hoogte worden gehouden van projectgebeurtenissen, zullen werknemers zich meer op hun gemak voelen bij hun taken. Ze zijn uitgerust met de nodige informatie om te blijven werken in plaats van regelmatig te stoppen om te zoeken naar informatie die ze missen. De medewerkers zijn ook beter in staat om samen te werken met goede communicatie, waardoor samenwerking en effectieve uitvoering van het project mogelijk zijn.

Resultaat

Een communicatieplan stelt u als projectmanager in staat om het team naar het gewenste projectresultaat te leiden. Zonder goede communicatie met alle belanghebbenden, voldoet u mogelijk niet aan de vereisten van het project. U hebt duidelijke communicatie van de stakeholders nodig om erachter te komen wat ze precies willen en nodig hebben uit het project. Als u bijvoorbeeld een softwareprogramma voor een derde ontwikkelt, is regelmatige communicatie met de derde partij van groot belang om erachter te komen hoe zij precies willen dat de software werkt. Voortdurende communicatie zorgt ervoor dat het eindproduct aan de verwachtingen zal voldoen wanneer het wordt afgeleverd.