Hoe u externe auditrelaties beheert
Externe accountants zijn gecertificeerde professionals die de juistheid en volledigheid van de jaarrekening van een bedrijf controleren. Het beheren van de externe auditrelatie kan moeilijk zijn voor eigenaren van kleine bedrijven die een evenwicht moeten vinden tussen de verzoeken van de accountant om gevoelige financiële informatie in te dienen, de behoefte aan bedrijfsvertrouwelijkheid en de keuze van welke accountant hij moet inschakelen.
Een externe auditor kiezen
Externe auditors werken onafhankelijk van een bedrijf. Het zijn geen voltijdse of interne werknemers, maar worden in plaats daarvan door een bedrijf ingeschakeld om een niveau van professionaliteit en objectiviteit te bieden bij het beoordelen van interne controles en financiële overzichten. Het kiezen van een externe auditor is een cruciaal aspect van het beheer van het externe auditproces, omdat het belangrijk is voor ondernemers en managers om een goede relatie met hun externe accountants te hebben. Up-frontcommunicatie is het kenmerk van het selectieproces. Bedrijfseigenaren moeten een auditor zoeken die graag zaken bespreekt wanneer deze zich voordoen en die het risico van financiële beslissingen van het bedrijf of zijn managers niet verbergt.
Kenmerken van een goede relatie
De sleuteleigenschappen die een goede relatie tussen de externe auditor en de bedrijfsleiders definiëren, kunnen in drie woorden worden samengevat: samenwerkend, sympathiek en communicatief. Dit laatste kenmerk is slechts een uitbreiding van het open communicatiebeleid dat de auditor en het bedrijf vanaf het selectieproces moeten volgen. Samenwerking en sympathie betekenen dat beide partijen hun verplichtingen ten aanzien van het controleproces erkennen. De ondernemer is bereid om documenten te verstrekken op verzoek van de auditor, in een redelijk formaat, en timingkwesties worden openhartig besproken. In ruil daarvoor is de auditor eerlijk en houdt hij een open geest aan, ervan uitgaande dat fouten eerder wijzen op fouten dan op fraude, tenzij er sterke aanwijzingen zijn om anders te denken.
Gevolgen van een slechte relatie
Een storing in een van de drie belangrijkste eigenschappen kan ernstige gevolgen hebben voor het bedrijf. In de meeste jurisdicties vereist de wet dat bedrijven een externe of onafhankelijke auditor in dienst nemen, dus elk probleem in dat proces kan het bedrijf in overtreding van de wet brengen. Verder kan het auditoordeel worden uitgesteld, achtergehouden of gekwalificeerd als er iets misgaat. Een gekwalificeerd oordeel betekent dat de auditor haar werk kan voltooien, maar constateert dat het bedrijf geen volledige en duidelijke informatie heeft verstrekt of mogelijk is onderworpen aan fraude of belastingontduiking. Het bedrijf moet proberen deze consequenties te allen tijde te vermijden, de communicatielijnen open te houden en duidelijke doelen en verwachtingen te stellen tijdens het engagementproces.
Uitbreiding van de betrokkenheid van de auditor
Soms is het mogelijk dat de auditor of het bedrijf de audit niet kan voltooien binnen het tijdsbestek dat oorspronkelijk was opgesteld. In dit geval is het belangrijk dat de reikwijdte van de werkzaamheden wordt verduidelijkt om de betrokkenheid van de accountant te verlengen, waardoor de tijd die hij aan de auditor in dienst neemt langer wordt. Op dit punt moet een werkdocument worden opgesteld waarin de balans wordt gespecificeerd van de werkzaamheden die moeten worden voltooid, de hoeveelheid tijd voor de verlenging van het contract en eventuele procedurekwesties die moeten worden aangepakt. Externe audits vinden normaal gesproken elke 12 maanden plaats, dus een externe auditopdracht van meer dan een paar weken zal dit schema in de toekomst waarschijnlijk uit het schema zetten.