HR Shared Service Technology-vereisten

Bedrijven kunnen soms geld besparen op hun personeelsafdeling door alle HR-diensten te centraliseren op één HR-shared-serviceslocatie. Om een ​​HR shared services-model te implementeren, moeten bedrijven meestal nieuwe technologie toepassen, maar de hoeveelheid en het type nieuwe apparatuur is afhankelijk van de complexiteit van de HR-services.

HR Shared Services

In veel kleine bedrijven kan één persoon alle HR-behoeften voor de organisatie aan. De behoefte aan gedeelde HR-diensten ontstaat wanneer het bedrijf op verschillende locaties HR-medewerkers heeft. Een lokale bank kan bijvoorbeeld HR-personeel hebben op vijf verschillende locaties in het gebied waar het bedrijf actief is. Hoewel deze regeling handig is voor werknemers die HR een vraag moeten stellen, kan de bank mogelijk geld besparen door haar HR-diensten te centraliseren.

HR-websites

Gedeelde HR-diensten worden meestal georganiseerd, zodat werknemers zelf antwoorden op eenvoudige vragen kunnen vinden. Werknemers in een van de vijf lokale vestigingen van de bank kunnen zich bijvoorbeeld aanmelden op een met een wachtwoord beveiligde website om een ​​FAQ-bestand te raadplegen of hun eigen persoonlijke gegevens te bekijken. Voor deze aanpak is een enterprise human resources-software nodig om werknemersinformatie op te slaan in een database en een website die toegang heeft tot de database. De website moet ook live-clickkoppelingen hebben zodat gebruikers via de site met HR-medewerkers kunnen chatten.

Telefoonsystemen

Een interactief telefoon-spraaksysteem met opgenomen antwoorden op veelgestelde vragen kan een effectieve zelfbediening zijn. Een telefoonsysteem kan ook worden geprogrammeerd om personeelsoproepen door te sturen naar administratieve diensten voor algemene vragen, materiedeskundigen voor gecompliceerde vragen over specifieke onderwerpen zoals gezondheidsvoordelen of loonstrookkwesties, en beleidsexperts voor vragen over het bedrijfsbeleid. Het telefoonsysteem moet ook worden geïntegreerd met HR-software van het bedrijf, zodat het toegang heeft tot medewerkersrecords.

Telefonie-integratie en Case Management

Integratie van computerserviceproviders stelt HR-medewerkers in staat om direct toegang te krijgen tot medewerkersrecords, zodat ze kunnen helpen bij het beantwoorden van vragen van medewerkers. Het systeem moet ook afbeeldingen van belangrijke documenten kunnen verzenden, ontvangen en opslaan. Ten slotte moet het systeem informatie over elke oproep bijhouden, zoals hoelang het duurde om het probleem van de werknemer op te lossen en of de werknemer meer dan één keer moest bellen of met meer dan één persoon moest praten om het probleem op te lossen. Met deze informatie kan de HR-afdeling de prestaties in de loop van de tijd verbeteren.