Het belang van een goede organisatiestructuur
Bedrijven hebben structuur nodig om te groeien en winstgevend te zijn. Het ontwerpen van een organisatiestructuur helpt het topmanagement bij het identificeren van talent dat aan het bedrijf moet worden toegevoegd. Het plannen van de structuur zorgt ervoor dat er voldoende personeel binnen het bedrijf is om de doelen te bereiken die zijn uiteengezet in het jaarplan van het bedrijf. Het is ook belangrijk dat verantwoordelijkheden duidelijk worden omschreven. Elke persoon heeft een taakomschrijving met plichten en elke functie neemt een eigen positie in op het organigram van het bedrijf.
Betere communicatie
De informatiestroom is essentieel voor het succes van een organisatie. De organisatiestructuur moet zodanig zijn ontworpen dat individuen en afdelingen die hun inspanningen moeten coördineren over communicatielijnen beschikken die in de structuur zijn ingebouwd. De afdeling financiële planning en analyse rapporteert mogelijk aan de Chief Financial Officer en de Senior Vice President of Marketing, omdat beide leden van het topmanagementteam afhankelijk zijn van informatie en rapporten die worden verstrekt door financiële planning.
Duidelijke rapportagerelaties
Rapporteringsrelaties moeten duidelijk zijn, zodat alle leden van de organisatie begrijpen wat hun verantwoordelijkheden zijn en weten aan wie zij verantwoordelijk zijn. Deze duidelijke relaties maken het eenvoudiger voor managers om toezicht te houden op mensen in lagere organisatieniveaus. Elke medewerker profiteert door te weten voor wie ze zich kunnen wenden voor aanwijzingen of hulp. Bovendien weten managers wie buiten hun bevoegdheidsgebied valt, dus overschrijden ze niet hun grenzen en interfereren ze met de verantwoordelijkheden van een andere manager.
Groei en uitbreiding
Bedrijven die snel groeien, zijn degenen die het beste gebruik maken van hun middelen, inclusief managementtalent. Een goede organisatiestructuur zorgt ervoor dat het bedrijf de juiste mensen op de juiste posities heeft. De structuur kan zwakke plekken of tekortkomingen in het huidige managementteam van het bedrijf suggereren. Naarmate het bedrijf groeit, moet de organisatiestructuur mee evolueren. Vele malen worden meer lagen van beheer gecreëerd, wanneer een afdelingshoofd te veel individuen heeft die tegelijkertijd aan hem rapporteren om elke medewerker de aandacht en richting te geven die de werknemer nodig heeft om te slagen.
Efficiënte taakafronding
Een goed ontworpen organisatiestructuur vergemakkelijkt de voltooiing van projecten. Projectmanagers kunnen de beschikbare personele middelen beter identificeren als de reikwijdte van de verantwoordelijkheden van elke afdeling - en de capaciteiten van elk teamlid - duidelijk zijn. Een project om een nieuw product te ontwikkelen zou marktonderzoek vereisen. De projectmanager moet weten wie in de organisatie dit onderzoek kan leveren en wiens toestemming moet worden verkregen voor het onderzoek dat moet worden gedaan.
Past bij de behoeften van het bedrijf
Bedrijven in verschillende sectoren vereisen verschillende menigtes en een relatief grotere nadruk op bepaalde managementfuncties. Een softwarebedrijf heeft vaak een groot ontwikkelingspersoneel. Het structureren van de rapportagerelaties binnen het ontwikkelteam zodat creativiteit en productiviteit worden gemaximaliseerd en deadlines worden gehaald, is van vitaal belang voor het succes van dat type bedrijf. Bedrijven moeten vaak een reorganisatiefase doorlopen waarbij individuele posities of zelfs hele afdelingen worden geherpositioneerd op het organigram in een poging om de personele middelen van het bedrijf beter te benutten en de operatie vlotter te laten verlopen.
Wat kan verkeerd gaan
Slecht gestructureerde organisaties vinden dat kritieke deadlines niet worden gehaald omdat er niet voldoende personeel in elke afdeling is om alle onderdelen van een bepaalde taak te volbrengen, of omdat het niet duidelijk was wiens eindverantwoordelijkheid het project was. Als individuen niet zeker zijn van wie ze rapporteren, kunnen ze merken dat ze tegenstrijdige opdrachten krijgen van twee of meer managers erboven.