Communicatielijnen tussen de klant en de consultant
Of u nu een consultant bent of van plan bent er een te nemen om u te helpen uw bedrijf te laten groeien, solide communicatie is de sleutel. Het is van vitaal belang voor beide partijen om inzicht te hebben in de doelen en verwachtingen van de klant, om een gedetailleerde lijst van deliverables te hebben en hoe eventuele resultaten zullen worden gemeten.
Contract
Het contract vormt de basis voor de communicatie tussen de klant en de consultant. Hoewel veel contracten adhesiecontracten zijn, waarbij één kant min of meer eenzijdig de voorwaarden van de overeenkomst dicteert, hebben contracten met consultants meer ruimte voor onderhandelingen. Dus beide partijen hebben vanaf het allereerste begin deelgenomen aan de deal. In het contract moet worden aangegeven welke diensten moeten worden verleend en met welk tijdschema, welke documenten verschuldigd zijn aan wie en wanneer, betalingsvoorwaarden en de procedure volgens welke de regeling kan worden geannuleerd.
vergaderingen
De cliënt zou vrij regelmatig contact met de consultant zelf moeten verwachten - in plaats van te worden gedegradeerd tot junior stafleden. Hoewel veel routinematige correspondentie, zoals het instellen van afspraken en documentatie, aan medewerkers kan worden gedelegeerd, moet de consultant regelmatig contact opnemen met de opdrachtgevers van het klantbedrijf. Hoe regulier dat contact is, wordt bepaald door de voorwaarden van het contract. Sommige adviesbureaus houden gedurende een bepaalde periode dagelijks contact met elkaar en vervolgens een vastgesteld aantal vergaderingen, telefoongesprekken en updates voor de voorwaarden van de overeenkomst. De adviseur moet zijn tijd ook verstandig beheren en proberen te vermijden dat hij wordt betrokken bij kwesties die door het personeel efficiënter kunnen worden afgehandeld. Dit geeft de consultant de vrijheid om zijn praktijk te laten groeien en meer mensen te helpen.
Telefonisch spreekuur
Telefonisch advies kan zeer waardevol zijn voor de klant, omdat de consultant op korte termijn waarde kan toevoegen, bijvoorbeeld als reactie op een crisis of een plotselinge kans. Nogmaals, de frequentie van telefonisch overleg en de beschikbaarheid van de consultant moeten in het contract worden vastgelegd. Een van de afspraken is dat het honorarium van de consultant een vastgesteld aantal geplande gesprekken per kwartaal omvat, waarbij extra gesprekken worden gefactureerd tegen een redelijk uurtarief.
E-mail kan een belangrijke aanvullende communicatielijn zijn, omdat het de consultant in staat stelt om voorafgaand aan het reageren enig onderzoek uit te voeren en een bestand of twee bij te voegen voor toegevoegde waarde. E-mail kan echter een verlammende verspilling van tijd zijn voor zowel de klant als de adviseur, aangezien tijd die wordt besteed aan het maken van e-mails niet wordt besteed aan de ontwikkeling van bedrijfsactiviteiten en het zoeken naar nieuwe klanten. Zowel de klant als de consultant moeten op hun hoede zijn voor het verzenden van een e-mail waarbij een telefoontje efficiënter en persoonlijker zou zijn.