Wat zijn aanvaardbare vormen van betaling voor loonadministratie?
Op grond van de Fair Labor Standards Act kan een kleine werkgever in contanten of een op verzoek direct betaalbaar betaalinstrument betalen, zoals cheque of directe storting. De arbeidsstaat van de overheid beheert de loon- en tijdwetten van een staat, waaronder aanvaardbare vormen van betaling voor de loonlijst. Staatsrecht kan specifieker zijn dan federale wetgeving en kan de mogelijkheid omvatten om met een bankpas te betalen.
Controleren
Als u uw werknemers per cheque betaalt, moet de betaling op aanvraag beschikbaar zijn. Als de betaling wordt geweigerd en de reden kan aan u worden toegeschreven, is de werknemer niet betaald. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als er onvoldoende saldo op uw bedrijfsbankrekening staat. Zelfs als u de werknemer haar cheque per betaaldag heeft gegeven, als de betaling technisch is geweigerd, is deze niet betaald. U kunt een loonstrook overhandigen; Gebruik voor een professionele uitstraling echter payroll-software om ze te genereren.
Directe storting
Volgens de federale wetgeving kunt u betalen door directe storting, op voorwaarde dat u uw werknemers de mogelijkheid biedt om betalingen per cheque of contant te ontvangen. U moet uw werknemers ook toestaan om hun eigen financiële instellingen te kiezen als zij voor directe storting kiezen. Op staatsniveau zijn de directe stortingswetten zeer specifiek. De staat zou kunnen zeggen dat u de schriftelijke toestemming van een werknemer moet verkrijgen om haar via een directe storting te betalen. Het kan specifieke wetten hebben met betrekking tot de vraag of u een directe storting verplicht kunt stellen. Daarnaast moet u wellicht alternatieve betalingen aanbieden, zoals contanten, cheques of payroll-debitcards, als een medewerker geen directe storting wenst of geen bankrekening heeft. Om rechtstreekse storting mogelijk te maken, moet u payroll-software gebruiken, die directe stortingsbetalingen genereert.
overwegingen
Een schriftelijk betaalinstrument omvat andere vormen van schriftelijke betalingen dan cheques, zoals een cheque of postwissel. De staat kan u toestaan andere vormen van betalingen te gebruiken naast de door de staat gemandateerde methoden, op voorwaarde dat de werknemer haar schriftelijke toestemming geeft.
Contant geld
Contant geld is een acceptabele betaalmethode, maar u moet voorzichtig zijn bij het gebruik ervan. Geschreven betaalinstrumenten verlaten een automatisch papieren spoor, maar contanten niet. U moet uw eigen papieren spoor genereren om aan te tonen dat u een medewerker contant hebt betaald. Bereid een schriftelijke verklaring voor elke keer dat u haar betaalt. Laat haar de verklaring ondertekenen om de ontvangst te bevestigen en een kopie voor uw administratie te maken. Zorg ervoor dat u de belastingwetgeving die van toepassing is op andere vormen van betalingen, volgt. Dit omvat het achterhouden van federale en staatsprijzen van contante betalingen en deze aan de overheid voor te leggen plus het geven van jaarlijks betaalde W-2's aan contanten.
Debetkaart
Payroll-debetkaarten zorgen ervoor dat werknemers aankopen kunnen doen bij retailers en geld kunnen krijgen bij geldautomaten, tot hun salarisbedrag. Ze zijn een handige manier voor werknemers die geen bankrekening hebben om toegang te krijgen tot hun take-home-loon. Afhankelijk van het bedrijf van derden, kunnen werknemers de mogelijkheid hebben om hun loon gratis te krijgen, of moeten ze bepaalde opnamekosten betalen. Het programma is mogelijk gratis voor werkgevers. Of u uw werknemers per bankpas kunt betalen, is afhankelijk van de staatswet. In Texas kunt u bijvoorbeeld met een bankpas betalen als de werknemer schriftelijk akkoord gaat. Pas echter op voor betaalkaarten die resulteren in een vergoeding telkens wanneer de medewerker het gebruikt. Dergelijke aftrekkingen zouden volgens de staatswetgeving problemen kunnen veroorzaken.