Wat is belangrijk om in gedachten te houden bij het schrijven van een brief?

Een begeleidende brief, een antwoord op een klantenonderzoek en een incassobureau waarin om onmiddellijke betaling wordt gevraagd, zijn voorbeelden van letters die een bedrijfsindeling moeten volgen. Hoewel zakelijke brieven niet uitzonderlijk moeilijk te schrijven zijn, verschillen ze aanzienlijk van een academische of persoonlijke brief. Als u zich bewust bent van eenvoudige, maar niettemin belangrijke zakelijke briefconcepten, kan uw correspondentie professioneler en effectiever worden.

Zakelijk schrijven Perspectief

Het is van het allergrootste belang dat de verwachtingen, doelen, situaties en behoeften van de lezer of lezers in gedachten worden gehouden. Om deze reden moet een zakelijke brief niet alleen een lezer-gecentreerde aanpak hebben, maar ook retorisch gewaar zijn. Bewustzijn verwijst in de eerste plaats naar het nadenken over uw lezers, wat zij verwachten om uit de communicatie te komen en wat u nodig hebt, opgenomen in de kern van de brief om aan de verwachtingen van de lezer te voldoen. Zorg er vervolgens voor dat de informatie die u verstrekt zowel bruikbaar als gemakkelijk te begrijpen is.

Benadruk het positieve

De meeste lezers reageren, ongeacht het type brief, positiever op positieve dan negatieve woordenstroom. Daarom is een focus op positieve woordenstroom belangrijk, ongeacht of een zakelijke brief positieve of negatieve informatie bevat. Probeer te voorkomen dat woorden met negatieve connotaties worden gebruikt, inclusief woorden als niet doen, weigeren, helaas en falen. Wanneer u bijvoorbeeld een verzamelbrief schrijft, moet u beginnen met de persoon te bedanken dat u klant bent. Ga verder met de woordenstroom die, binnen de limieten van het kredietbeleid van het bedrijf, de klant laat weten dat terwijl zijn of haar account delinquent is of een betaling achterstallig is, je bereid bent om met de klant samen te werken om een ​​voor beide partijen prettige oplossing te vinden.

Kort, beknopt en eenvoudig

Kort, beknopt en eenvoudig zijn drie belangrijke woorden om in gedachten te houden bij het schrijven van zakelijke brieven. Tijd is geld in de zakenwereld en als je brief lang is en uitgespeld, is er een kans dat de lezer je brief opzij zet. Als dit gebeurt, zal het ofwel op een veel latere datum worden gelezen of mogelijk nooit worden gelezen. Ga ter zake en probeer een zakelijke brief samen te stellen met zo min mogelijk woorden. Een algemene richtlijn is om een ​​zakelijke brief bij te houden op een enkele getypte pagina.

Bewijs, bewerk en lees

Stuur nooit een zakelijke brief zonder deze eerst te controleren op spelfouten en grammaticale fouten. Bekijk de brief bovendien op lange woorden, technisch jargon, verwarrende gedachten of zinnen en typografische fouten. Lees het hardop of vraag een collega om het te lezen om een ​​idee te krijgen hoe het voor de lezer zal klinken. Als u de brief op enigerlei wijze wilt wijzigen of bewerken, test, lees en lees dan de brief nog een keer voordat u hem verzendt.